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会社のお花見の準備で幹事がやること。持ち物リスト。

2017/09/21

初めて会社のお花見の幹事に指名されてしまった!!

という幹事さんのお役にたつように、

会社のお花見の準備の手順
お花見のくわしい準備リスト
お花見の日が雨の日だった場合はどうする?

など幹事さんのノウハウをまとめたページです。

お花見は事前準備で成功の可否が決まるといっても過言ではありません!

では早速準備のほうから見ていきましょう。

 

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会社のお花見の準備でやること

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お花見の場所を決める

会社のお花見は人数が多くなるため、メジャーで場所取り競争率の高いお花見スポットは避けたほうがよいです。

メジャーなお花見スポット(上野公園など)では、そもそも公園内のルールとしてブルーシートによる場所取りは禁止されていたり、いろなテクを使って場所とりに慣れている常連さんがいて、とてもじゃないけどかないません。

人数が多い場合は、会社からアクセスのよい地元の公園などを事前にチェックするのがポイントです。

会社の場合お花見という名称の「懇親会」ですから、

○ お酒が飲めて

○ 全員が座れて

○ トイレへのアクセスが問題なくあり

○ 他の宴会花見客もちらほらいて

○ 公園事務所でお花見の宴会を認めている

といったところであれば、ぶっちゃけ桜の木が一本しかなくても、それはご愛嬌ということで大丈夫なことが多いです。

なにより会場が近ければ、残業していた人もあとから参加できるますし会社から便利なところがオススメです。

お花見の会場の下見をする

下見は、絶対に行ってください!

下見でチェックするポイント

☆ トイレの有無
☆ 徒歩圏内にスーパー、またはコンビニがあるか
☆ シートを敷く場所の傾斜
☆ ゴミを会社に持ち帰れる距離か(そうでない場合はゴミの持ち帰り方法についても考えておく)
☆ 照明は外灯のみか、それとも夜でも明るいか
☆ 安全か
☆ できれば車で(準備したものを運ぶため)アクセスできるよう駐車場が近くにある公園
☆ 喫煙ルールの確認

お花見の日程を決める

日程は自分ひとりでは決められませんので、上司と相談して決めることになると思います。

その際、周辺の開花情報は事前にある程度把握しておきたいですよね。

ツィッターやインスタグラムで

#公園名 でチェックしてみましょう。

また「公園名 開花情報」などのキーワードでグーグル検索ででてくることもあります。

それから週間天気予報ですね。

日程については、自然が相手ですから事前に、

1.開花してなくても強行開催するのか、
2.開花していなかったら日付をずらすのか

ということを部署の都合を加味して話し合ったほうがいいですね。

同様に雨天だった場合(または天気がはっきりしない場合)、どの時点で決行するのか中止するのか、デッドラインを決めておくとよいです。

ぐずぐずと決行するかしないのか判断しかねていると、みんなも予定は早めに知りたいものです。

お花見の事前のお知らせの中で、当日○○時の天気予報で雨もしくは雨の可能性がある場合はメールで決行か中止かの判断を連絡します、といった情報を盛り込んでおきましょう。

中止の場合、せっかくみなさん予定を空けていて、お酒やおつまみも用意されていると思いますので、会社の会議室を借りて飲み会をできるかどうかも事前に決めておいたほうがいいですね。


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お花見の幹事が準備すること

参加者の人数を把握

人数の把握は、食べ物や飲み物を用意する上で重要です。

当日急に人が増えた場合を考えて、食べ物や飲み物は参加人数より多く用意してください。

もしも足りなくなりそうなときには、誰かに頼んで買い足せるよう、事前にコンビニの場所もチェックしておきましょう。

予算を上司に確認し、余裕をもって一人あたりのコストを計算して、逆算して食べ物や飲みものを決めていきます。

夜の宴会だと思いますが、その場合はお酒やおつまみのほかに、みんなのお腹に溜まる「夕飯がわり」のものも用意したほうがよいのか確認しておきましょう。

(二次会で居酒屋などが決まっている場合を除く)

天気が怪しい場合に備えてお弁当の手配などは、当日パックのお寿司などを買いにいくなど、臨機応変に予定を変えられるもののほうが無難です。

お花見の宴会アシスタントを頼む

参加者の人数が10人くらいだったら、おそらく幹事さん一人で切り盛りできるかも知れませんが、それ以上の人数になると、助手が必要です。

ぜひ同僚にアシスタントを頼んでおきましょう。

ゲームをやる場合にもアシスタントが必要です。
会社の宴会に役に立つゲームアイデア

宴会開始・乾杯・締めなどの挨拶依頼

事前に挨拶を担当してもらう人に話しをしておきましょう。

自分が担当する場合には、あらかじめ原稿を作っておいたほうがよいですよ。

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お花見の持ち物リスト

持ち物をリストにしましたので、よければコピペしてお使いください。

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参加者名 リスト
飲み物
食べ物
皿 (多めに)
コップ (多めに)
割り箸 (多めに)
ゴミ袋
レジャーシート

新聞紙(ダンボール)
ウェットティッシュ
クーラーボックス

毛布 ※
懐中電灯
小銭(おつり用)
トイレットペーパー
キッチンペーパー
はさみ
LEDライト ※
携帯灰皿  ※

ガムテープ

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※ 毛布は冷え対策です。用意できない場合は、お花見の事前のお知らせで「冷えることが予想されるので、コートなどを持参してください」と付け加えておくのがお勧めです。

※ LEDライトは、会場が暗い場合ですね。

懐中電灯とは別に会場を照らせるような照明を用意すると喜ばれます。

※ 携帯灰皿は、喫煙OKで灰皿がない会場の場合

ガムテープはあると何かと役にたちます(ブルーシートの固定や、ゴミ袋の口を縛るなど)。

冷えた人のために、使い捨てカイロなどもあると、女性は嬉しいかも・・・です。

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まとめると・・?

(1)  場所は必ず下見する
(2)  雨天の場合の代替プランを手配しておく
(3)  予算に合わせて、食べ物、飲み物を手配する
(4)  アシスタントを頼んで、当日に準備の手伝いをしてもらう
(5)  天気が怪しい場合には、参加者に早めに開催の有無を連絡する

ということで、初幹事さん、がんばってくださいね!

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