新入社員は色々と小物を揃えなくてはいけないので大変ですよね。
手帳もそのひとつ。おそらく初出社までには揃えたいところだと思いますが
実際に手帳売り場に行くとかなり種類が多いため、せっかく行ったのに選びきれず撃沈する人も多いんですよｗ。
ということで今度仕事をはじめる新社会人さんのために、手帳選びのお手伝いをしたいと思います。
何を基準にどんなものを選べば失敗しないのか一緒に考えていきましょう。
是非参考にしてくださいね。
新入社員はシステム手帳を買うべき？
システム手帳・・・ビジネスパーソンというとシステム手帳を持っていなくてはいけないような気にもなりますが、本当に必要なんでしょうか。
手帳には大きく分けて二つの種類があるのは知っている人も多いと思います。
そのひとつが「綴じ手帳」と呼ばれるものです。
これは1年ごとに取り替えるもので、年末になると色々な種類が文房具店などに並びます。
かわいいデザインやシンプルで安いものもたくさんありますし、100均でも入手できます。
いままでこのタイプのものを使っていた人も多いのではないでしょうか？
そしてもうひとつが「システム手帳」。
バインダーを買って、中身を自分の好きなようにカスタマイズする手帳です。
システム手帳は綴じ手帳に比べると外側のバインダーにお金がかかりますので、はじめて手帳を買う人は割高感を感じるかも知れません。
皮製やブランド物など高級感があるものが多いのもシステム手帳です。名入れもできたりしますから、プレゼントには最適なんですよね。
さて新社会人として手帳を選ぶわけですが、この二つのタイプの手帳のどっちを選んだらいいのでしょうか？
まず考えたいのが自分が配属になる部署なんです。
営業職や人に会うことの多い部署だと、人にあってミーティングや懇談をする際に、手帳をテーブルに出して重要事項をメモするというのが、かなり大切になってきます。
手帳に書き込むという行為は自分が忘れないようにするためでもあり、懇談の相手の信頼を得るためのパフォーマンスの意味もあります。
そうなんです。パフォーマンスですｗ。
例えば何もメモをとらないで返事だけしている人と、メモをきちんと取って話しをする人を比べたら、やはりメモを取ってくれたほうが安心しますよね。
メモを取るにしても、書き込んでいるのが小さい小さい手のひらサイズのスケジュール帳だったら、見ている方がちゃんと全部メモができるのかハラハラしてしまいそうです。
そもそも一日に何件もアポが入る人は、小さな綴り手帳だけでは書き込む欄が足りなさ過ぎて仕事になりませんｗ。
なのでシステム手帳以外はおそらく選択肢はないかもしれません。
なので、もしもこれから就職するのが営業職だと分かっている場合には、是非最初から「システム手帳」を購入するという方向で検討しましょう。
一方、まだ配属が決まっていない場合や、内勤の場合はどうでしょうか。
仕事を覚えるために、営業でも内勤でも新人のうちは特にメモは必ず取りたいものですが、事務職などは、ぶっちゃけコクヨのA4ノートでもいいわけです。
システム手帳を買ってしまって、結局使ったのは最初の1週間。残りの会社生活でシステム手帳は使うことがなかった・・・となると非常にもったいないですよね。
ですので、一応手帳は買うとしても、本当にシステム手帳が必要になると思えるようになるまでは、スケジュール帳と普通のノートで代用してても問題がないはずです。
営業職の場合は、社外の人にメモをとるパフォーマンスを兼ねていますから、それなりに信頼されるように、システム手帳がおすすめ
事務職の場合には、メモは純粋に自分のためにとればいいわけなので、使いやすいものを使えばよく、のちに必要性がでたらシステム手帳に切り替えるというのがおすすめです。
綴り手帳とシステム手帳の長所短所をここでまとめておきますね。
綴り手帳の最大のメリットは持ち運びのしやすさでしょう。
綴じ手帳は薄くて軽いものが多く、小さいバッグの人でも邪魔にならずに持ち歩けます。
それからお財布にやさしいというのも大きなメリットです。
一方デメリットはやはり1年ごとの切り替え。
いま住所録を手帳で管理する人も少ないとは思いますが、そういった毎年使う情報を手帳に書き込んでいる人は新年度ごとに書き写す手間がかかりますよね。
新しい手帳で新年を迎えたい、1年ごとにまっさらなスケジュール帳ではじめるのが「好きな」人ももちろんいると思いますが
仕事で使う手帳が新しい年ごとにまっさらになったら、私は自分では使いにくいかなと感じます。
結局、手帳切り替え時期数ヶ月は二冊の手帳を持ち歩くハメになったりするものです。
一方システム手帳は、新しい年のリフィルを足せばいいわけなので切り替えの時期のスケジュール管理がスムーズになります。
システム手帳のデメリットはお値段が高いという点。
それからバインダーの中にリングがありますから、どんなに薄く中身を減らしてもある程度の厚さと質感があることが、もしかしたら持ち運びの面で邪魔になるかも知れませんね。
仕事を覚えていくうちに、手帳も自分なりの使い方というものが見えてきます。
システム手帳は自分の成長に合わせて中身を変更したり、もっと細かい仕様のリフィルにしたりと、グレードアップしていけるという点でも、おすすめかなと思います。
新入社員の手帳は何色が常識？
ということで、事務職など手帳に予定を書き込む必要が多くなければ綴じ手帳を、人と会う職種で一日にいくつもアポイントが入るような営業職などはシステム手帳ということをおすすめしました。
では次に、色について考えてみましょう。
たとえばあなたが営業職だとしたらこれから老若男女、いろいろな人と会う機会がありますよね。
取引先の重役さんの前で、派手な色デザインの手帳を取り出したら、それはそれは目立ちます。
名刺入れと同様に、手帳カバーの色やデザインはあなたのイメージとして相手に印象を残します。
ですのでビジネスで使う手帳に限っては社会人として誰にも批判される可能性のない「無難な色」「デザイン」を選ぶことがとても大切なんですね。
特に今は新人ですから仕事が完璧にできないわけです。
それは仕方がないですが、新人のうちは化粧が濃くても薄くても文句が言われるしｗ、持ち物でも目立つものでは文句を言われる対象になるんだ、ということがあるんです。
なので、自分らしい手帳は仕事ができるようになってから買うことにして、新人のうちは色はスタンダードで目立たないものを選んでくださいね。
無難な紺色や黒、落ち着いた茶色、女性でしたらボルドーなど落ち着いた品のある赤であれば許容範囲です。
自分の手帳が人に見られる機会は案外多いものなのです。
そうしたときに「恥ずかしくない」ビジネス手帳を選んでください。
新入社員におすすめの手帳の大きさは
手帳の大きさはかなり重要です。ここではシステム手帳を例に説明をしますが、
一般的に携帯性のよいシステム手帳のサイズはこのふたつです。
「バイブルサイズ」
「ミニ６穴サイズ」
ミニ６穴サイズ未満だと携帯には便利ですが、書き込みスペースが極端に少なくなります。
バイブルサイズは手に持って立ったまま書き込むには若干大きいでしょう。
その点、ミニサイズであれば立ったまま書き込める上、さっとスーツのポケットやバッグにしまえる点で、携帯性はかなりよくなります。
自分のスタイルに合っていない大きさを選んでしまうと、結局は手帳を使いたくない、使わなくなってしまうことになります。
かばんが大きく、書き込む量が多くなりそうな人はバイブルサイズ、バッグが小さめの人や携帯性を重視したい人はミニ６穴サイズを選ぶとよいでしょう。
女性のおすすめはやはり携帯性の点でミニ６穴がよいかも知れません。
システム手帳のリフィルの選び方
では最後に、システム手帳を買うことになったときのリフィルについてお話します。
リフィルとは取り外しのできる用紙やパーツのことで、手帳の大きさに合ったリフィルを必要に応じて買います。かなりの種類があって、見ているだけで面白いですよ。
最初からいろいろなリフィルを詰めてもリフィルって結構高いですし、結局使わなかったらもったいないですよね。
なので最低限あったら便利ですよ、というリフィルだけご紹介しますね。
◎スケジュール帳
◎メモ・ノート
◎付箋紙
◎切り取り線のついたメモ帳
私が長年システム手帳を使っていて、最終的にはこの４つのリフィルに落ち着きました。
私がスケジュール帳で使いやすいと思うのは、手帳を開いて左のページに週間スケジュールが、右のページがメモスペースになっているものです。
時間刻みでアポのある人は「1日スケジュール」がいいでしょう。
一日に３つくらいまでの予定でしたら、週間スケジュールで間に合います。
右側のメモスペースには、左のスケジュールに書ききれなかった予備情報などを書くのにとても便利です。
この時に気をつけたいのが、スケジュール帳は日本の祝祭日が書かれているものを選びましょう。
外国製のものだとまったく書かれていないものもあり非常に不便です。
欲を言えば、カレンダーに西暦と和暦両方が書かれているのが便利です。
リフィルの中身はいつでも買い足すことができる上、使わないものやあったら便利なものなどは、使い慣れていくうちに淘汰されていくものです。
とりあえず上記の４アイテムを買ってみて、１年使ってみてください。
まとめ
新入社員でもシステム手帳が必要か？をテーマにお送りしました。
営業など配属先によってははじめからシステム手帳がおすすめで、事務職でしたら様子をみながら最初は綴じ手帳もいいですよ、ということでした。
手帳は気に入ったものでないと、だんだんと使うのがイヤになってしまいます。
ある程度お金をはかかりますが、気に入った色やデザインを見つけて、長く愛着をもって使えるように選びましょう
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