ここならみつかる

生活の役にたつ情報をランダムにお届けしています

カテゴリー

ビジネス

新入社員のビジネスメールマナー1【件名と挨拶の基本】

2017/10/01

ビジネスメールとは仕事で作成するメールのことです。

「社外」や「社内」の人へ送るメールにはプライベートのメールやSNSと違って一定のルールやマナーがあります。

仕事で順調なスタートを切るために最低限のビジネスメールのマナーは早い時期に知っておきたいもの。

是非このページで、ビジネスメールの基本を把握しておきましょう!

 

スポンサードリンク

 

新入社員のビジネスメールのマナーとは?

ビジネスメールは、社内メールと社外メールと二種類あり

いずれも正確で分かりやすく

簡潔に書かれているということが大切です。

○正確

○分かりやすい

○簡潔

この記事では、この2つのなかで最も重要な社外メールのマナーをお伝えします。

社外メールの場合はメールが会社の印象を左右しかねません。

受け取った人は新人が書いたものとは分かりませんから

会社の評判があなたのメールにかかっているもの・・・ぐらいに気合をいれてください。

 

そのためには送る前に自分の書いた文章を必ず客観的に見直す癖をつけることです。

 

最初のうちは、社外に送るメールはすべて上司に見せるなど会社の規定にそって、くれぐれも許可なしにメールを送信することにないようにしてくださいね。 

メール送信ボタンをクリックする前にかならずチェックすること

メールは送信してしまったらおしまいです^^;

クリックひとつで会社の運命を左右するかも知れないと思って、間違いや内容をチェックしましょう。

1.メールアドレスは間違ってないか

2.あて先が正確か

あて先には、面倒でも
会社名
部署名
役職
名前をきちんと書きましょう

3.件名はわかりやすいか

4.自分が伝えたいことが明確に書かれているか

5.誤字脱字がないか

6.第三者が読んでも問題のない内容か

最初のうちはうっかりミスも多いものです。

以上の見直しをかならず行う癖をつけましょう。

 

ビジネスメールの構成

ビジネスメールはおおむね下記のような構成です。

-------------
件名
-------------
宛名

挨拶

自分の名前と会社名

要旨 (結論)

詳細

結びの挨拶

署名

どのパーツも大切です。

 

ビジネスメールの件名のマナー

ビジネスメールの件名は非常に重要です。

件名は相手がそのメールを受け取ったとき、一目で何のメールであるか分かるように具体的でなければならないのです。

【悪い件名の例1】
こんにちは
遅くなりました
先日メールした件です
確認をお願いします
お世話になります

このような、一見ビジネスメールに見える一言はスパムと判断されゴミ箱に入る可能性が大です。

また受け取ったほうは何の話か件名だけで判断ができません。

多くのメールを受け取る人は件名によって緊急性のあるものかそうでないものかを判断します。

もし「こんにちは」とだけ件名に書かれていたら、私だったらゴミ箱に入れてしまうかも知れません^^;

【悪い例2】
「株式会社 ○○」
(自分の会社名のみ)

「山田です」
(名乗るだけで何の用件か、どの会社の人間か分からない)

ビジネスシーンでは件名に「会社名だけ」「名前だけ」というのも不自然で違和感を感じます。

「で、何をいいたいの」と相手をいらいらさせてしまうかも知れないのです。

では、良い例をあげてみます。

【良い例】

資料送付のご案内【(株)○○より】

これだと株式会社○○からの資料の送付だということが一目で分かります。

電話で打ち合わせしていたなら「ああ、あの件ね」、とすぐに何のことか相手にも伝わりますね。

見積書送付の依頼

メールのやりとりが頻繁にあるときは件名に会社名はいちいちいりません。

相手は開封しなくてもメールアドレスで誰から来たものか判断できますね。
 


スポンサードリンク

 

ビジネスメールの宛名のマナー

相手の会社名
部署名
役職
氏名

これらは名刺を見ながら正確に入力しないといけません。

万が一気づかず

×川田 ○河田

このようなポカミスのままメールを送ったとします。

たかが一文字のミスですが、受け取った相手はあなたの印象をこれでランク付けしてしまうかもしれません。

その後どんなにがんばって仕事をしても、この一回のメールで

「仕事できないやつ」と思われる可能性もあるんだ、ということです。

私の下の名前も一文字間違えられやすいのですが、きちんと仕事ができる人は間違えませんね。

間違える人は、何か他にも間違えやすかったりするものです。添付資料を付け忘れたり、なにかおっちょこちょいな人が多いので、こちらもその人からのメールは警戒する、というようなことが正直ありました。

会社名は
(株)(有)といった省略はせずに

株式会社、有限会社と名刺の通りに入力。

「前株」か「後株」かにも気をつけましょう。

○○商事 株式会社 (後株)
株式会社 ○○商事 (前株)

 

役職名の書き方にもルールがあります。

○○課長様や○○課長殿はNG。

こうした役職名の書き方でレターが来ると一目で「マナーを知らない人」と判断されてします。

「課長」も「様・殿」も敬称なので、重複してしまうため正しくありません。

正しくは

○○商事 株式会社
営業部
課長 田中様

のように役職を名前の前に書き、1スペースあけて苗字に様をつけます。

スポンサードリンク

ビジネスメールのマナー!あいさつの定型句は?

ビジネスとはいえ、外部にメールを送る際には、宛名の次に行間をあけて一行のあいさつを書きましょう。

この一行が人間関係をぐっと円滑にするのです。

あいさつが入っていないとぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。

【あいさつの定型句】

いつもお世話になっております。

平素よりご愛顧いただき、感謝を申し上げます。

先日はご足労いただきありがとうございました。

平素は大変お世話になっております。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

これらを相手との関係に応じて使い分けましょう。

 

日ごろからやりとりのある取引先には

「いつもお世話になっております」

「先日はお電話をいただきありがとうございました」

など、取引の進捗状況によってあいさつ文にバリエーションをもたせるとよいでしょう。

スポンサードリンク

ここまでのまとめ

ビジネスメールは相手に分かりやすく伝えたいことがきちんと伝わるように

○正確

○分かりやすい

○簡潔

を忘れずに、ですね。

そして送信ボタンを押す前に見直しする癖をつけることが大切です。

 
では、次に書き出し文と結びについてみていきましょう。
新入社員のビジネスメールのマナー☆書き出しと結び
 

 

 

-ビジネス
-