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新入社員のビジネスメールのマナー2【書き出しと結びの常識】

2017/10/01

学生時代のメールとは違い、会社で送るメールには一定のルールやマナーがあります。

ビジネスメールには社内メール社外メールの二種類あり

社内メールは同じ会社の人向け、社外メールは取引先やお客様など特に重要なものになります。

このページは新人として最も気をつけたい社外メールについてマナー後半です。

 

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ビジネスメールでは自分の名前と会社名は冒頭にも書くのがマナー

 

ビジネスメールはおおむね下記のような構成で成り立っています。

---------
件名
---------
宛名

挨拶

自分の名前と会社名を名乗る

要旨

詳細

結びの挨拶

署名

ビジネスでは、会社名と自分の名前を本文の前に入れて誰から送られたメールだか本文をはじめる前に明確します。

これはメールは画面の1枚目で用件が伝えられることが望ましいとされていることに理由があります。

上記の一覧で見ると分かるように、メールの一番最後、つまり「本文」や「結び」のあとに署名も入れることになっていますが

その署名だけでは、受け取った人は誰からのメールなのか画面をスクロールしないと見られないということになります。

文頭に差出人(自分)をはっきり書くことによって、相手をいらいらさせることなくスムーズに本題を読んでもらえることになるわけです。


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ビジネスメールの結論は本文の最初に書くのがマナー

誰からのメールなのか名乗ったあとは結論から先に書きましょう。

メールで相手に何をしてもらいたいのか、という一番重要な部分を先に書くことで相手に簡潔に用件を伝えます。

昨日はお忙しい中お越しいただきありがとうございました。
ご紹介していただいた商品「○○」について社内で検討いたしまして、
弊社で購入の方向で話しを進めさせていただくことになりました。

つきましては・・・・

このメールでは相手に「商品を買うつもりだ」というグッドニュースを伝えていますね。

このように冒頭で結論をまず述べるのがビジネスメールでのマナーとなります。

 

 

ビジネスメールの結びの例文

本文で詳細を伝えたあとは、結びのことばを一行いれます。

ここでは例文をご紹介しておきますので、臨機応変に使い分けてくださいね。

 

今後とも、よろしくお願いいたします。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご返答いただければ幸いです。

ご不明な点がございましたら、お問い合わせください。

 

「取り急ぎご連絡まで」は極力使わない

ところで他の人のメールを見る機会が増えると

文末に

「取り急ぎご報告まで」
「取り急ぎ ご案内まで」
「取り急ぎ お礼まで」

など、

取り急ぎ
○○まで

という言葉を目にすると思います。

なんとなくビジネスっぽくて「かっこいい」感じが匂いませんか?w

ですが、この言い回しは安易につかってはいけません

特に取引先などのお客さまや上司に対しては使わないことを前提にしておいたほうがよいでしょう。

というのも、「取り急ぎ ○○まで」が相手に対する敬意がない言い方だと受け止められてしまう可能性があるのです。

 

使っていいのは、本当に早急にとりあえずこれだけは伝えないと大変なことになる場合だけです。

あとできちんとしたメールでフォローアップすることを前提で、というシチュエーションのみでは使ってOKです。

ですが基本的に新人の場合は、

取り急ぎ
○○まで

は使わないでいいでしょう。

もしもそのようなニュアンスのことを言いたい場合は、もっと丁寧に

「まずは、用件のみにて失礼いたします」

「まずは、お礼を申し上げます」

というように

取り急ぎ → まずはに書き換える。そうするとグっと丁寧感が出ます。

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ビジネスメール署名のマナー

署名については、会社の規定や慣習に従いましょう。

特に決められていない場合には、下記のように3通りの署名を使い分けるのがおすすめです。

【社内向け】
担当部署 氏名
直通電話番号
Eメールアドレス

【社外で頻繁にメールをやり取りする相手向け】
会社名
担当部署 氏名
直通電話番号
FAX番号
メールアドレス
郵便番号
住所

【社外であまりメールをやり取りしない相手】
会社名
担当部署 役職 氏名(よみがな)
郵便番号
住所
代表電話番号 内線番号
(必要ならば直通電話番号)
FAX番号
部署メールアドレス
(必要ならば個人メールアドレス)

メールのやりとりが頻繁にある相手から長い署名つきのメールを毎回もらうというのは面倒なものです。

特に前のやりとりをそのまま引用して返信している場合、ただでさえ1通のメールが長くなります。

1回目のはじめての相手には会社名以下すべての連絡先情報は必要かも知れませんが、

2回目以降はなるべく相手の画面を占拠しない簡潔な署名に切り替えることをおすすめします。

返信をすると前のメールがそっくりそのまま後につく設定になっていると思いますが「Re.(返信)」が続く一連の流れでは、途中から署名を省略というのもOKです。

相手が省略して返信してくるのであれば、自分もそれに習い省略しましょう。

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これまでのまとめ

(1)件名は具体的に相手に用件が伝わるように書く

(2)宛名は変換ミスに極力気をつけ、相手の会社名は省略しない

(3)「お世話になっております」などのあいさつを一言添える

(4)差出人の会社名と名前をあいさつのあとに入れる

(5)本文は要旨(結論)から先に書く

(6)署名の使い分け

といったことをお伝えしました。

 

 

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