新社会人として、新入社員研修で必ず習う項目のひとつが名刺交換ですが、名刺交換のマナーってかなりややこしいんですよね。
なので誰でも最初は「失敗したらどうしよう」と不安になるのは仕方がありませんし、やっぱり新人さんは最初のうち思ってもみないミスをするものなんです。
今日は、新入社員が間違いやすい名刺交換のタブーやミスに焦点をあててお伝えします。
こういうミスがあるんだ、ということを事前に知っておくことで防げることもありますので是非参考にしてくださいね。
新入社員の名刺交換のマナーって？
その前におそらく研修でも習うとは思いますが、名刺交換の基本マナーからざっと確認しておきますね。
名刺は、社に戻ったあと相手に会った記録として残ります。
いわば名刺はその人の顔であって分身であるわけです。
ですから「取り扱いは丁寧に」が大前提です。
間違っても訪問先の目の前で名刺をメモ代わりにしたりしてはダメですよｗ。
また自分の名刺は汚れていたら取り換えてください。
名刺入れの中で黄ばんだり折れたりしていないか、時々確認してくださいね。
では基本マナーを見ていきましょう！
【名刺交換は必ず立って行う】
名刺交換は座っては行いません。
必ず席から立ってください。
応接に通されてソファが深かったら、向うの偉い人が部屋に入ってきてさっと立ち上がれなかったりしないよう、浅めに緊張して座りましょう。
【名刺は名刺入れの下に用意しておく】
訪問先では、自分は先に名刺を渡さなくてはいけない「下」の立場です。
もたもたしているうちに相手に先に出されてしまわないように、名刺入れから最初の数枚は出して、名刺入れの下に持って用意しておきましょう。
【目線に気をつけて！】
自分の名刺を差し出すときの目線は、自分の名刺を見ながらです。
相手の目を見ながら名刺を出すのはマナー違反です。
【両手で差し出す】
同時交換でない場合は基本両手で差し出し両手で受け取ります。
【頂戴いたします】
受け取るときには必ずこういいましょう。
【胸の高さで】
受け取る際の両手の位置は胸の高さで。
【会社名と名前を確認】
名刺をいただいたら、その場で会社名とお名前を復唱、確認してください。
漢字が難しかったり読みにくかったりした場合はその場で
「○○様とお読みすればよろしいでしょうか」
「申し訳ございません。こちらのお名前はどのようにお読みすればよろしいでしょうか」
と伺いましょう。
いつまでも読めないまま放置しておくと次回お名前で呼ぶときに困りますよ。
名刺交換のマナーでタブーとされることって？
名刺交換を研修でいろいろ学んでも、やはり実践を積んで初めてソツなくできるようになるものです。
最初のうちはマニュアルどおりにしかできないのは当たり前。
なのでマニュアルに書かれていなかった事態に直面することもあるでしょう。
その時に大切なのは「訪問先で真っ赤になりしどろもどろ・・・・」にならない努力でしょうか。
名刺交換の失敗から立ち直れないまま、肝心な懇談がめちゃくちゃでは、相手を不安にさせてしまいますよね。この会社と取引して大丈夫かな？と（汗）
名刺交換で失敗してしまったことがわかったら、まずは「失礼いたしました」と謝りましょう。
そして、その失敗を引きずらない。
名刺交換の失敗はひとまず置いておいて、その訪問の目的をきちんと果たすのがとても大事なんです。
失敗を引きずって懇談で下を向いてぼそぼそ・・・・では「結局あいつは何だったんだ？」「時間の無駄だった」と相手に思わせてしまいます。
それでは新入社員がうっかりミスしやすい「名刺交換のタブー」について見ていきましょう。
【名刺の向きは相手が読める向き】
名刺入れに入れておく向きに気をつけてください。
さっと名刺を出してそのまま正しい方向が相手を向くように。逆向きでいれます。
分からなかったら指導役の先輩にどうやっていれているか確認しておきましょう。
これがなぜタブーか。
反対向きに入れておくと渡す際、自分に向いている名刺をくるっと半回転させなければいけませんね。
これは「手のひら返し」といって、取引先を裏切るように「手のひらを返す」ということに通じるためビジネスでは忌み嫌われる行為なんです。
相手の信頼を得るためにも、名刺の向きは重要です。
【いただいた名刺をすぐにしまうのはＮＧ】
受け取った名刺をすぐにしまっては、相手の名前がうろ覚え。
森田部長だったか林田部長だったか分からないまま懇談を続けるのは大変なことです。
いただいた名刺は着席したらテーブルの上に置きます。
【いただいた名刺にメモをするのはＮＧ】
名刺は相手の方の「顔」「分身」です。
事業内容など名刺にメモしたくなる気持ちは分かりますが、それをするのは会社に帰ってからです。
その場で名刺に自分で書き込むのは絶対タブーですから気をつけてください。
【名刺入れを使わないのはＮＧ】
ビジネスパーソンで名刺が財布から出てきたら正直びっくりしますｗ。
リュックや背広のポケットから出てきたら、もっとびっくりします。
それほど、社会人で名刺入れは当たり前に持っているものです。
ちなみにデザインは奇抜でないオーソドックスなデザインを選びましょう。
【名刺を切らさない】
外回りに出る際、自分の名刺入れにちゃんと名刺が入っていることを確認してください。
名刺を切らさないこつは名刺入れをハードケースのものにせず、ソフトで中身が感触で分かるものを使うのがおすすめです。
日ごろから名刺入れに大目の名刺（３０枚ほど）入れておくのもひとつの手です。
その厚みに手が慣れれば、中身の名刺が少なくなってくると分かりますよね。
気づいたら補充できますし、最悪机の中のストックがなくなっても、名刺入れに１５枚くらい残っていれば印刷が仕上がるまで持ちます。
最悪のケースを考えて、かばんのどこかにも「予備」を数枚入れておくといいですよ。
名刺交換で先に出された場合は？名刺を切らした場合は？
これだけ事前準備していても、失敗は起きるものなんです。
例えば名刺交換で、相手の方はそれはもう慣れていますから、自分がもたもた名刺を準備している間に、さっと名刺が目の前に差し出されてしまっていることもあります。
名刺をすぐに出せる用意さえしておけばいいのですが、最初のうちはもたつくと思います。
先方がせっかく名刺を差し出しているのに、「こちらが下だから先に受け取ってもらわなくては・・・」と何時までも受け取らず、自分のを無理やり差し出して・・・というわけにはいきません。
その辺は臨機応変に「恐れ入ります。失礼いたしました」と受け取り、改めて自分の名刺を受け取っていただく。
その場の雰囲気を読み取って、相手の気持ちを折らないことが大切なんです。
万が一うっかり名刺を切らしてしまった・・ということは本来あってはならないことですが、１００％起こらない確証はありません。人間ですから。
名刺交換直前で名刺を切らしたことに気づいたら、ここでしどろもどろになってはいけません。
相手に時間の無駄だったとは思わせないように名刺を切らしていることをつげて謝りましょう。
「申し訳ございません。名刺を切らしておりまして大変失礼をいたしました」
忘れてきてしまったとしても「切らしている」という理由のほうが適切です。
「社に戻りましてからすぐに名刺は送付させていただきます。申し訳ございません」
会社名、部署名と自分の氏名を名乗り、帰社後すぐにお詫びの手紙を封書で即投函してください。
その場合は、いつ面談したどこの会社の者かをきちんと記入しましょう。
訪問先も大勢の人と会っているはずですから「先日の面談」だけでは誰だったか思い出せないかも知れません。
そのことも考えて、名刺に添える手紙では「何月何日に何の件で訪問させていただいた」ということを明記して「誰」ということを思い出してもらうようにしたほうがいいでしょう。
相手の会社名を正しく（名刺を見ながら）
課長 ○○ 様 （役職を苗字の前に）
○月×日のは貴重なお時間をいただきまして、まことにありがとうございました。
そのさいは私の不手際で名刺をお渡しする事ができず、大変失礼をいたしました。
名刺と当社会社案内を送付させていただきますので、ご確認くださいませ。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社 ◎×商事
営業課 自分の氏名
このような内容の手紙を名刺、会社案内に同封して即郵送しましょう。
そしてここが重要なのですが、次回また訪問することがあれば、必ず自分の名刺を渡してください。
もう送ったから渡さなくてもいいと思わず、必要であれば何度でも名刺をお渡しする。
そうやって名前を会社を覚えてもらうものなんですね。
まとめ
名刺交換では要はその場の雰囲気を悪くしないよう、臨機応変に振舞うということも大切。
円満な人間関係を築く、ということが名刺の最大の目的です。
難しい名刺交換ですが、場数を踏めば自然とスマートにできるようになるものです。
頑張りましょう！
会社の名刺は持っていても、職種や会社の方針によってはプライベートで使用することを禁止されています。
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